휴진 기간에 들어온 예약 요청의 처리

휴진 기간 예약을 다루는 두 방향

병의원형 예약 상품 안내는 예약 상품별 일정과 재고 정보가 상품 간에 연동되지 않고 독립 운영되므로 필요하면 상품별로 마감 처리하라고 안내합니다. 의사별로 예약 상품을 만든 병원이라면, 휴진하는 의사의 상품마다 설정을 거쳐야 한다는 뜻입니다. 예약 휴무일 설정은 플레이스 쪽 휴진 정보를 맞추는 병원 정보 불일치 수정과 짝을 이루는 작업입니다.

상황별로 쓰는 기능

휴진 기간의 예약 상태에 따라 쓰는 기능을 고객센터 안내에 맞추어 나누었습니다.

셋째와 넷째 행은 예약자에게 연락이 가는 처리입니다. 일정 변경 안내는 변경 시 변경 알림이 발송된다고 밝히고, 취소 방법 안내는 관리자 취소 사유가 이용자에게 안내된다고 밝힙니다. 첫째와 둘째 행은 예약이 들어오기 전에 막는 설정이라 예약자에게 따로 가는 알림이 없습니다.

휴진 전에 예약을 막는 설정

휴무일은 예약 상품의 일정설정에서 넣습니다. 예약/주문 휴무일 설정 안내가 병의원형에 밝힌 경로는 스마트플레이스, 예약/주문, 예약 서비스 이름, 예약, 그 아래 예약, 예약상품, 수정할 상품, 일정설정, 휴무일의 수정하기 순서입니다. 휴진 기간이 길다면 이 휴무일에 기간을 넣는 것이 기본입니다.

며칠만 막을 때는 간단예약관리의 마감도 쓸 수 있습니다. 예약이 마감된 경우 안내는 간단예약관리 경로를 스마트플레이스, 예약/주문, 서비스 선택, 예약, 그 아래 예약, 간단예약관리로 밝히고 설정이 즉시 적용된다고 설명합니다. 병의원형 안내는 신규 병의원형에서 간단예약관리를 일간, 주간, 월간으로 넓히고 예약받기와 마감하기 버튼으로 바꾸었다고 밝힙니다.

예약이 마감된 경우 안내는 병의원형 상품의 일정설정에 휴무일을 넣었다면 임시운영이나 기본운영에 일정이 있어도 휴무일 최우선 적용으로 예약이 활성되지 않는다고 밝힙니다.

이미 들어온 예약의 변경과 취소

휴진 기간에 이미 들어온 예약은 예약자관리에서 변경하거나 취소합니다. 일정 변경 안내는 예약 신청 상태와 예약 확정 상태의 예약에 한해 변경이 가능하고, 예약등록과 마찬가지로 재고나 휴무에 제한 없이 예약을 변경할 수 있되 유형별로 가능 여부가 다르다고 설명합니다. 예약자관리에서 개별 건을 선택한 뒤 예약변경을 눌러 바꾸는 방식입니다.

변경 화면의 구성도 안내에 나옵니다. 같은 안내는 예약자 정보는 기존 정보가 그대로 들어 있되 이메일은 수정할 수 있고, 예약 변경 시 직원 메모를 입력할 수 있다고 밝힙니다. 휴진 때문에 옮긴 예약이라는 사정을 직원 메모에 남기면, 옮긴 날 접수에서 경위를 바로 알 수 있습니다. 안내가 변경 불가로 든 경우는 예약 가능하도록 세팅된 시간대가 아닌 뷰티형·일반형, 좌석 선택형 회차 상품, 영문 환경의 예약 등이고, 병의원형에 대한 제한은 따로 나오지 않습니다. 병원이 다른 유형으로 예약 서비스를 만들었다면 이 목록에 걸리는지 확인이 필요합니다.

변경할 날이 마땅하지 않으면 예약자관리에서 사업자 취소를 하며, 두 처리의 차이는 아래 표와 같습니다.

휴진이 정해진 날부터 하는 다섯 과정

휴진 기간과 휴진하는 의사를 확정합니다. 의사별로 예약 상품을 나눈 병원이라면 어느 상품이 영향을 받는지 먼저 정합니다.

해당 상품의 일정설정에서 휴무일을 넣습니다. 며칠만 막을 때는 간단예약관리의 마감하기로 대신하고, 설정이 즉시 적용되는지 예약 페이지에서 날짜가 막혔는지 견줍니다.

예약자관리에서 휴진 기간에 걸린 예약을 찾습니다. 이용일 기준으로 날짜를 정하고 예약 상태를 신청과 확정으로 걸러, 처리할 예약 목록을 만듭니다.

예약마다 변경과 취소를 정합니다. 예약자에게 연락해 다른 날을 원하면 예약변경으로, 원하지 않으면 사업자 취소로 처리합니다.

휴진이 끝나기 전에 휴무일을 정리합니다. 진료를 재개하는 날짜가 휴무일에 남아 있으면 예약이 열리지 않으므로, 휴진 마지막 날 이후 날짜가 휴무일에 들어 있지 않은지 견줍니다.

휴진 기간에 걸린 예약을 찾는 조회 조건

이미 들어온 예약을 빠짐없이 처리하려면 먼저 휴진 기간에 걸린 예약을 모두 찾아야 합니다. 예약자/주문자 조회 방법 안내는 예약자 검색에 필요한 상태 값으로 예약자명, 예약번호, 전화번호, 이용일 기준, 신청일 기준, 날짜 등을 설정하고, 예약 상태 항목에서 전체, 확정, 신청, 취소, 완료, 노쇼 등을 선택해 확인한다고 밝힙니다.

날짜 기준을 이용일로 정하는 것이 첫째 행의 뜻입니다. 신청일 기준으로 조회하면 휴진 기간에 신청이 들어온 예약이 잡히므로, 휴진 기간에 방문하기로 한 예약을 찾는 목적과 어긋납니다. 예약 상태는 변경과 취소가 모두 신청·확정 상태에서만 가능하다고 안내되므로 이 둘로 거르면 처리할 목록이 됩니다. 의사별로 상품을 나눈 병원이라면, 안내가 든 조회 조건에는 상품으로 거르는 항목이 없으므로 조회 결과에서 예약 내역의 상품명을 보고 휴진하는 의사의 예약인지 가립니다. 같은 날 진료하는 다른 의사의 예약은 손대지 않습니다.

조회 결과가 비어 보일 때의 방법도 같은 안내에 있습니다. 예약자 정보 페이지에 예약자가 전혀 확인되지 않는 경우, 조회 시작 날짜를 상품 판매를 시작한 날 이전으로 설정해 조회하면 확인할 수 있다고 밝힙니다. 휴진 기간 조회에서 예약이 하나도 없다고 나오면 바로 끝내지 말고 조회 시작 날짜를 넓혀 견줍니다. 예약번호나 전화번호처럼 한 건을 바로 찾는 조건은, 예약자에게서 연락이 와서 휴진 기간 예약을 문의할 때 그 예약 하나를 찾는 데 씁니다.

처리한 예약은 상태가 바뀝니다. 같은 조건으로 다시 조회해 신청·확정 상태로 남은 휴진 기간 예약이 없는지 견주면, 처리하지 못한 예약을 찾을 수 있습니다. 취소한 예약에는 확정 안내 문구가 보이지 않는다는 점이 예약 확정 및 사업자 취소 시 자동 안내 문구 설정 안내에 나오므로, 취소 건의 사정은 취소 사유와 전화로 전합니다.

휴진 예약을 처리하다 생기는 어긋남

휴무일만 넣고 이미 들어온 예약은 그대로 두는 경우가 있습니다. 휴무일은 새 예약을 막는 설정이라, 넣기 전에 들어온 휴진 기간의 예약은 예약자관리에서 하나씩 변경하거나 취소해야 정리됩니다.

상품 하나만 막고 끝내는 경우도 있습니다. 병의원형 안내가 상품별 일정과 재고는 독립 운영된다고 밝히므로, 같은 진료를 여러 상품으로 나눈 병원이라면 휴진에 걸리는 상품을 모두 처리했는지 상품 목록에서 견줍니다.

막을 것은 휴무일로, 들어온 것은 변경·취소로

휴진 기간에 예약 요청이 들어오지 않게 하려면 플레이스 휴무와 별개로 예약 상품의 휴무일이나 간단예약관리 마감을 상품마다 처리합니다. 이미 들어온 예약은 이용일 기준으로 조회해 찾은 뒤 예약자관리에서 변경하거나 취소합니다.