구글 비즈니스 프로필 소유자와 관리자의 권한 차이

사람을 들이고 내보내는 권한과 프로필 삭제가 갈림

일상 업무에서는 두 역할의 차이가 크지 않습니다. 같은 안내는 추가 소유자 및 관리자가 정보를 수정하고, 리뷰에 응답하고, 게시물을 관리할 수 있다고 하므로, 진료 시간을 고치거나 리뷰에 답하는 일은 관리자 역할로도 충분합니다. 차이는 누가 이 프로필에 들어올 수 있고 누가 나가야 하는지를 정하는 권한, 그리고 프로필 자체를 없애는 권한에 있습니다. 안내는 관리자를 예전에는 '사이트 관리자'라고 불렀다고 적고 있는데, 이름이 바뀌었어도 사람을 들이고 내보내는 권한이 없다는 점은 같습니다.

소유자 가운데에서도 한 사람은 따로 정해집니다. 안내는 각 비즈니스 프로필에 소유자가 여러 명일 수 있지만 기본 소유자는 한 명뿐이라고 하고, 「비즈니스 프로필의 기본 소유권 이전하기」는 기본 소유자만 기본 소유권을 이전할 수 있다고 정합니다. 병원에 견주면, 기본 소유자는 병원을 대표하는 원장 한 사람이 맡고, 프로필을 매일 관리하는 직원은 관리자로 들이는 나눔이 이 구조에 맞습니다.

역할별로 할 수 있는 일

프로필 삭제 줄과 콘텐츠 삭제 줄은 근거 문서가 다릅니다. 소유자 및 관리자 관리 안내는 소유자가 프로필을 삭제할 수 있다고 하고, 「Google 계정에서 비즈니스 프로필 삭제하기」는 기본 소유자만 프로필 콘텐츠 및 관리자를 삭제할 수 있다고 정합니다. 병원은 두 문장을 함께 읽어, 프로필을 없애는 일에 가까운 작업은 기본 소유자인 원장의 손에 남깁니다. 반대로 정보 수정이나 리뷰 응답처럼 매일 하는 일은 관리자까지 열려 있어, 직원에게 맡겨도 원장의 권한이 줄지 않습니다. 표의 아래쪽으로 갈수록 할 수 있는 역할이 좁아지는 것은, 되돌리기 어려운 일일수록 권한이 한 사람에게 모이도록 짜여 있기 때문입니다.

원장과 직원의 역할을 나눠 들이는 차례

첫째, 원장 계정이 기본 소유자인지 확인합니다. 비즈니스 프로필에서 더보기, 비즈니스 프로필 설정, 사용자 및 액세스 권한을 선택하면 지금 사용자와 역할이 표시됩니다. 원장이 아닌 사람이 기본 소유자로 되어 있다면, 기본 소유권을 옮기는 일부터 시작합니다.

둘째, 직원마다 고유한 Google 계정을 준비합니다. 안내는 비밀번호를 공유하지 않고 프로필에 접근하려면 각 사용자에게 고유한 Google 계정이 필요하다고 하고, Google 그룹스는 관리자 또는 소유자로 추가할 수 없다고 밝힙니다. 원장 계정의 비밀번호를 직원과 나눠 쓰는 방식은 이 안내와 맞지 않습니다. 계정을 나눠 쓰면 누가 어떤 수정을 했는지 구분할 수 없고, 직원이 떠날 때 원장 계정의 비밀번호를 새로 정하는 번거로움도 따릅니다.

셋째, 직원을 관리자로 초대합니다. 사용자 및 액세스 권한 화면 왼쪽 상단의 추가를 누르고, 이메일 주소를 넣은 뒤 액세스 권한에서 관리자를 선택해 초대합니다. 초대된 사용자는 초대를 수락하고 바로 사용자가 될 수 있으며, 대기 중인 초대는 같은 화면에서 초대 취소로 거둘 수 있습니다. 넷째, 역할을 바꿀 일이 생기면 사용자를 선택해 액세스 권한 옆 수정에서 새 역할을 저장합니다. 안내는 소유자만 다른 소유자 및 관리자의 액세스 역할을 변경할 수 있다고 하므로, 이 작업도 원장 계정에서 합니다.

다섯째, 접근을 거둘 일이 생기면 사용자 및 액세스 권한에서 그 사용자를 선택하고 사용자 삭제를 누릅니다. 이 일도 소유자만 할 수 있습니다. 「Google 비즈니스 프로필 보호하기」는 퇴사한 직원이 더 이상 비즈니스에서 일하지 않으면 그 직원의 프로필 액세스 권한을 삭제하라고 권하므로, 직원이 병원을 떠나는 날 원장이 이 단계를 함께 처리합니다.

병원의 구글 프로필 사용자 명부

추가한 날 항목이 필요한 까닭은 새 사용자에게 제한 기간이 있기 때문입니다. 안내는 소유자나 관리자가 되면 7일 후에야 프로필 삭제나 다른 사용자 삭제 같은 일부 기능을 관리할 수 있다고 합니다. 명부의 날짜로 그 사용자가 지금 어떤 일을 할 수 있는지 바로 가립니다. 역할 항목은 사용자 및 액세스 권한 화면과 한 줄씩 맞대어, 명부에는 관리자로 기록되어 있는데 화면에는 소유자로 되어 있는 식의 어긋남이 없는지 대조합니다. 삭제할 때 항목은 접근을 거둔 날과 함께 남겨, 누가 언제까지 프로필을 만질 수 있었는지 나중에도 확인할 수 있게 합니다.

직원을 소유자로 둘 때와 관리자로 둘 때

직원을 소유자로 두면 원장이 병원을 비워도 그 직원이 새 직원을 들이거나 퇴사한 직원을 내보낼 수 있습니다. 대신 그 직원도 다른 사용자를 삭제하고 프로필을 삭제할 수 있게 되므로, 프로필을 지키는 열쇠가 원장 한 사람에게서 여러 사람에게로 퍼집니다. 「Google 비즈니스 프로필 보호하기」는 소유자가 비즈니스의 소유권을 수정하고 이전할 수 있으므로 특히 주의하여 추가해야 한다고 당부합니다. 직원 한 사람의 계정이 도용되기만 해도 프로필의 출입과 삭제까지 남의 손에 넘어갈 수 있다는 뜻입니다.

직원을 관리자로 두면 정보 수정과 리뷰 응답, 게시물 관리는 그대로 맡기면서 사람을 들이고 내보내는 일과 프로필 삭제는 원장에게 남습니다. 직원이 바뀔 때마다 원장이 초대와 삭제를 맡는 수고는 생기지만, 프로필의 출입을 한 사람이 쥐게 됩니다. 같은 보호 안내는 프로필에 접근할 수 있는 사용자가 적을수록 손상될 가능성이 낮다고 하고, 관리에 필수적인 소유자와 관리자만 허용하라고 권합니다. 관리자로 들인 직원 수도 이 기준에 맞춰, 실제로 프로필을 만지는 사람만 남깁니다.

원장이 오래 병원을 비우는 경우라면 믿을 수 있는 한 사람을 두 번째 소유자로 두는 선택도 있습니다. 기본 소유자는 여전히 원장 한 사람이므로 기본 소유권 이전은 원장만 할 수 있습니다. 대행사가 프로필 관리를 함께 맡는다면, 구글 프로필의 직원 관리자 명단은 병원 네이버 마케팅 대행 담당자 명단과 겹치지 않게 관리합니다.

구글 프로필의 역할 분담은 한 번 정하고 끝나는 일이 아닙니다. 직원이 새로 들어오거나 업무가 바뀔 때마다 명부와 화면을 맞대고, 원장 계정의 기본 소유자 역할이 그대로인지 함께 확인합니다. 역할 분담을 정한 병원은 구글 프로필의 사용자 명부도 다른 지도 서비스의 관리 계정과 함께 놓고, 병원 외부 등록 정보를 계정 단위로도 점검합니다.